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数値すべてを1/1000にする

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決算資料を作っているとどうしても金額の桁数が大きすぎて、1円単位まで入れると細かすぎる表になってしまいます。当然その場合は表の単位を千円、百万円、十億円単位と、桁を切って表示させるでしょう。
その際に=A1 / 1,000 と計算式で引っ張ってきて単位を落とした別表を作ってもいいんですが、コピー&ペースト機能を使って単位を切り替える方法もあります。

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魅せるフロー図の8カ条

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前回は[エクセルでフロー図を作る]方法の基本を紹介しましたが、今回は魅せるためのフロー図8カ条。
業務フローは自分だけが解れば良いものではなく、これを目にする人全てに理解してもらえるものが必要です。特にプレゼン用であればエンドユーザーに理解してもらうのが困難な時があります。
ここでは原料購入の業務フローに在庫管理システム導入案件フロー図で説明します。

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エクセルでフロー図を作る

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仕事・作業の流れを把握するのにフロー図を使います。フロー図を使えば誰が、何を判断して、何をするか、が明確になります。
エクセルの図形内にはフローチャートを作る為の図形が多数揃っています。もちろんその図形にはきちんとルールがあり意味があります。ひし形ですと「判断」等。

今回はそのフロー図をエクセルで作ってみます。

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図形作成時のCtrl・Alt・Shift

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エクセルでの線や図形を使って絵を作る人は意外と多いみたいです。(表作成ソフトなんですけどね^^;) 立体図形が描けたり、簡単に操作できるので使われています。

その図形操作をもっと手助けするのが「Ctrl」「Alt」「Shift」キーです。これを知っているだけで微妙な調整がグンとやりやすくなります。

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0を「±0」と表示する

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増減の表示をする際には増えれば+であったり△(経理上では△はマイナスと扱いますが)、減れば-であったり▲としますよね。増減なしであればもちろん0。

0表示の前にプラスマイナスを付けて「±0」と表示してみましょう。
また、+や-を全角で表示させる方法も併せて紹介。

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エクセルで株価チャート

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グラフの中に株価チャート(ローソク足等)があります。
ただこれを使おうとしたら決められた順でデータを表に配置する必要があり、データの範囲がおかしいとエラーが出てきて作成できません。
(エラー:この株価チャートを作成するには、高値、安値、終値の順でシートのデータを配置してください。ラベルには、日付または銘柄を使用してください。)

決められた順というのは・・・

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セルの書式設定 (Ctrl + 1)

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私がパソコンを使う時(Excelに限らずネット徘徊やメール時)の両手のホームポジションは、

  • 右手はマウス
  • 左手は小指【Ctrl】 薬指【適当、Aらへん】 中指【W】 人差し指【FまたはC】 親指【スペース】

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日付の表示形式いろいろ

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日付の表示形式を設定する際にふと気づいた人も居ると思います。
曜日の表示が出来ない!!

いや、出来るんですけど元々の表示形式選択の中には用意されておりません。
曜日表示や、和暦表示方法などをご紹介。

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式がどのセルを参照してるのか?

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人の作った資料や式というのは解読するだけで相当の時間が掛かってしまいます。簡単な式ならいざ知らず。複雑にSheet間を入り組んでいたり、非表示されていたり、Book間を飛んでようものならもう大変。

さすがにBook間をリンクさせる事は少ないと思いますが(リンク切れが発生するし、旧データのままという事もあり得る為)、Sheet間なら普通に使いますよね。
人の式だと読むのに大変なのでお助け機能があります。

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エクセルの雰囲気を変える

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通常Excelのメニューバーやリボン周辺は青ベースで設定されていますが、Office2007からは自分でその配色を変えれます。上の画像は黒ベースです。

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エクセルで封筒の宛名印刷

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手書きの方がアジがあり、ぬくもりがありますので手書きしましょう。

と冒頭に言ってしまいましたが、やはり手間。数100社の宛先をすべて手書きで書くなんて腱鞘炎になりそう。住所録をエクセルデータに出来るのであればエクセルで封筒枠を作って印刷すればあっという間です。

記事最後にファイルダウンロードが可能です。

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指定した日より古かったら(IF文)

日付データ

~~~たら というのはIF関数を使いますが、日付データを扱う時の方法をご紹介。
セルの値が日付データというのが前提です。

日付データというのは下図のようにA1セルの表示では3月1日となってますが、数式バーでは2009/3/1となるように、文字列扱いではないデータのことです。
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セルの表示設定を文字列に変えてから「3月1日」と入力するとそれは文字列扱いになってしまい、数式バーにも「3月1日」となります。

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